نصائح للموظفين في شهر رمضان

اقترن شهر رمضان في العالم العربي بانخفاض الانتاجية بعيداً عن المثاليات التي يحاول البعض ترديدها ، وهو شهر تتكرر فيها الإجازات والغيابات والمغادرات بشكل واضح ، ولأن فترة شهر ليست فترة قصيرة من عمر الشعوب فإننا نورد هنا بعض النصائح للموظفين في رمضان:

1- أولاً وقبل كل شيء ، على الموظف نسيان أن كل ما يتراكم بهذا الشهر سيتم تداركه بعد رمضان فمن المعلوم أن الجميع يفعلون هذا وبالتالي يتولد انفجار في كم العمل بعد رمضان.

2- الغاء كل أشكال إضاعة الوقت في هذا الشهر لأن وقت العمل أقصر، من الأمثلة تأجيل الدخول للفيسبوك حتى العودة للمنزل أو الحد من النقاشات مع الزملاء في مواضيع بعيدة عن العمل وكذلك الإيميل الشخصي والاتصالات التلفونية غير الهادفة.

3- تحديد ساعة للنوم واضحة بحيث تسمح لك بالنوم 6 ساعات يومياً قبل الذهاب للعمل على الأقل، وهنا يجب رفض فكرة أن تنام 3 ساعات وتعمل ثم تعود للبيت فتنام من جديد لأن جودة عملك ستكون منخفضة للغاية.

4- حاول دوماً في نهاية اليوم وضع كل المطلوب منك في اليوم التالي على ورقة لتفكر فيه وكيف تنجزه خلال الوقت القصير المتاح ، فهذا يجعلك تستعد نفسياً لليوم التالي كي لا يتحول دوام رمضان إلى ثقب أسود يأكل الوقت من دون إنتاج.

5- أهم ساعات عملك في رمضان هي ساعات الصباح المبكر لأنك تكون فيها أعلى طاقة، لذلك حاول التركيز فيها وتجنب الدخول في نقاشات خارج سياق العمل فكثيرون بعد ذلك سيدب فيهم شعور النعس أو العطش أو الرغبة بالتدخين إن كنت مدخناً.

6- هناك البعض ممن يعانون من جفاف الريق في رمضان أو تعرضهم للنفخة أو رغبتهم العارمة بالتدخين ، لكل ما سبق تقنيات شعبية بسيطة تساعد فعليك اللجوء إليها.

7- تذكر أنك لست مفتي الديار الإسلامية ، فلا تضع الأسبوع الأول في عملك بمناقشة إن كان معجون الأسنان يفطر أم لا ، هناك مواقع متخصصة ومن يسألك أرشده إليها وانتهى الأمر.

8- وقت الدوام ليس مخصصاً لقراءة القرآن أبداً ، فهو مدفوع الأجر وشغله بشيء أخر يعد أمر محرماً وهو يعطي صورة سلبية عن المسلم الملتزم بأنه يضيع وقت العمل ، قراءة القرآن الصحيحة المأجورة تحتاج لأجواء خاصة لها فيها هدوء وتركيز وبالتالي مكانها البيت.

9- حاول جعل الزيارات الرمضانية والدعوات على الإفطار في أخر أيام الأسبوع أو في العطل الأسبوعية فقط ، يجب عليك التخطيط لهذه الدعوات من قبل فترة كي لا تضطر لأخذ إجازة لشراء الأغراض.

10- تجنب أزمات السير في رمضان بطريقة ذكية، إما الذهاب مبكراً إلى العمل والمغادرة بعد ساعة من وقت الذروة أو الاتفاق مع الإدارة على تأخير دوامك بساعة والفكرة دوماً أن لا تكون نقطة في محيط أزمة السير هذه.

11- لو كان بالإمكان العمل مساءً في حال كنت ممن يتعبون أثناء وقت الصيام فنسق مع شركتك من أجل هذا.

12 - السحور ليس بالضرورة أن يكون الساعة 4 صباحاً في حال كنت ممن لا يستطيع العودة للنوم بسهولة بعد الاستيقاظ، ومن حكمة الله أنه ليس بفرض وبالتالي يكفي أن تأكل قبل النوم.

المرجع : موقع تأملات من أجل الثقافة 

www.taamolat.com

من مقالات محمد عواد

مشغول مشغول؟

بقلم: نسرين قاقيش

يتكرر على مسمعي مقولة ان هذا الموظف كان مميزا ولكنه لم يتطور منذ ذلك الزمن ولهذا رغبت بان اشرككم قصة قرأتها ولا زلت اذكرها عنوانها "مشغول"

يبدوا اسم القصة غريبا وأحداث القصة قد تكون اغرب ولكن اقرءوها بعناية لتستفيدوا منها.

كان يا مكان في قديم الزمان حطاب نشيط جدا اسمه مشغول تم تعينه في إحدى شركات الخشب التجارية براتب مميز وبظروف عمل جيدة. ولهذا فقد صمم مشغول على أن يقدم أفضل ما عنده.

ي اليوم الأول أعطاه مديره فأس ثم قام بتعريفه على المنطقة حيث الأشجار التي يستطيع أن يقوم بقطعها وفعلا في يومه الاول قطع مشغول خمسة عشرة شجرة. فقال له مديره الله يعطيك العافية ممتاز تابع بهذه الهمة.

عند سماع مشغول لهذه الكلمات شعر بالتحفيز وصمم على على أن يبذل مجهودا اكبر ولكن مع هذا فلم يستطع أن يقطع أكثر من عشرة أشجار.في اليوم الثالث حاول بجد اكبر ولكن لم يستطع أن يقطع أكثر من سبعة أشجار ومع مرور الأيام أصبح يتناقص عدد الأشجار التي يقطعها أكثر فأكثر.

شعر مشغول بأنه قد فقد قواه .لهذا ذهب إلى مديره معتذرا وقال له:  إنني لا افهم ماذا يحدث ولماذا لا استطيع أن اقطع أكثر من هذا.

فقال له مديره: لا تقلق. اعتقد أنني افهم ماذا يحدث معك. وسأله متى آخر مرة قمت بها بسن فأسك؟

أجاب: لم أسن فأسي قط فقد كنت مشغولا بتقطيع الشجر.

إن العديد منا لا يسعى لتطوير مهاراته أو معارفه أو قدراته ويعتقد أن ما تعلمه هو كافي ويسعى دائما لان يقوم العمل.

فيا قرائي حاولوا أن لا تغرقوا في خضم الحياة العملية واسعوا دائما لتحسين مهاراتكم وقدراتكم ومعارفكم فهي مفاتيح النجاح. وتذكروا دائما قصة مشغول لتكون حافزكم للعطاء وحاولوا أن لا تكونوا مشغولين كمشغول.

ما هي تعليمات هندام الموظف ومظهره؟

بقلم: نسرين قاقيش

تعليمات هندام الموظف ومظهره (Dress Code) هي مجموعة من الأحكام التي يحدد فيها طبيعة الزي الذي يتوجب على الموظف الالتزام بها. تختلف هذه التعليمات من مؤسسة الى اخرى وذلك باختلاف نوع المؤسسة او باختلاف اماكن تواجدها.

هنالك اربعة انماط رئيسية للزي الرسمي الدول الاوروبية واميركا والدول المتاثرة بالثقافة الغربية. ليس بالضرورة ان تتواجد جميع هذه الانماط في المؤسسة اذ ان اختيار النمط يعتمد على عدة عوامل ادناه وصف للانماط الاربعة الرئيسية هذا وبامكانك ملاحظة الفرق بينها في الصور ادناه:

الزي الرسمي : ( (Formal

الزي الشبه الرسمي :  (Semi Formal)

الزي العملي الانيق : (Smart Casual)

الزي العملي : (Business Casual)

كما يمكننا ايضا اضافة نمطين اخرين وهما كالتالي:

الزي الخاص بالمصانع

الزي التقليدي كارتداء الشاري او القمباز كزي رسمي في بعض الدول

تختلف تعليمات هندام الموظف ومظهره (Dress Code) عن الزي الموحد (Uniform) فكثير من المؤسسات التي تلتزم بتوزيع زيها الموحد تغفل اصدار تعليمات هندام ومظهر الموظف ويكتفون باصدار تعليمات تحتوي على كيفية العناية بالزي الموحد والذي يعتبر جزء من التعليمات الخاصة بهندام الموظف ومظهره ادناه جدول يبين الفرق بينهما:

تعليمات هندام الموظف ومظهره (Dress Code)	الزي الموحد (Uniform)
تعريف: هي مجموعة من الأحكام التي يحدد فيها طبيعة الزي الذي يتوجب على الموظف الالتزام بها.	تعريف: هو زي يتم تصميمه خصيصا للمؤسسة بحيث يعكس صورتها وشعارها ويتم توزيعه مجانا على الموظفين جميعا وقد يكون هناك اكثر من تصميم بحيث يتناسب مع المستوى الوظيفي للموظفين او طبيعة العمل
ان تعليمات هندام الموظف قد تحتوي على معلومات خاصة بالزي الموحد ككيفية العناية والمحافظة عليه بالاضافة الى التعليمات الاخرى	على الموظف ان يرتديه حسب الاصول المحددة
الموظف يقوم بشراء واختيار ملابسه الوظيفية بشكل يتوافق مع التعليمات الخاصة بذلك	يتم توزيع الملابس من قبل المؤسسة وعلى الموظف ارتداؤها حسب الاصول

Your Vision, Mission, Policies and Procedures will make your Employees not dissatisfied?

Written by Nisreen Qaqish

A month ago while searching for a new office to rent in Al Husseini Mall by chance   I entered to an office for a poultry company I cannot really remember the name of the company.

First I thought, Great!  they seems serious about their vision, but then after a deep thought I remembered that all companies have their vision written somewhere i.e. website, profiles and /or on their walls .

So are they really genuine about what is written? Do they have a strategy to implement it? Do they have a business plan? Are they implementing it? Do employees believe in the vision and take it seriously. Is it a part of the company’s culture and values or not?

It was difficult to me to answer all of the above mentioned but even I advise all companies to have the following set of policies and procedures and or frame works

1- Company Vision, Mission and Value:

For me I do believe that the vision, mission and values are your company DNA.What is your company DNA? How you should communicate it in order to be reflected to your customers

2- Strategy and Balance Scorecard

Having your DNA is really nice however to succeed you need to build a practical achievable strategy that is translated into clear goals and levels to all level in the community through i.e. balance scorecard, performance management.

3- Work Standard Operating Procedures

Having Standard Operating Procedure Manual for your company will make work easier as the communication lines between internal and external will be identified, conflict due to miscommunication between employees will be less and defiantly you will receive fewer complaints from customers which will make your employees not dissatisfied

4- Code of Conduct HR Policies and Procedures and your Employee Hand book

Code of Conduct, Employee hand book, and HR Policies and Procedures that is aligned with your overall strategy will create the internal values that you want to engrave in your employees and reflect on your customers.

Once you develop the entire above mentioned make sure to integrate it within your company culture and values and not only papers in the cabinet. Believe in what is written and drive all your company to believe in it. Work on your management and your supervisor to deliver it to all your employees and improve it continuously to match the need of the business your employees and your customers.

BANISHING BURNOUT

  Improve Performance                        Solve Conflict                                                     Solve Conflict 

BANISHING BURNOUT

(One Day WORKSHOP followed by coaching sessions)

Do you have employees complaining about their work constantly? Do you have employees that overreact to minor hassles, report being overwhelmed, and complain of minor health aliments? If so, you could be dealing with employees who are feeling burnt-out.

OBJECTIVES

Burnout is an overstress state due the inability of the employee to cope with work-related stress. It leads to feeling of exhaustion, frustration along with deceased performance and frequent sick leaves.

By joining this workshop your employees will be able to learn the following: 

- Burnout definition 

- Burnout signs and symptoms

-Tools and techniques to avoid burnout

-Tools and Techniques to take care of your self

- Tools and techniques to solve conflict

METHODOLOGY

8 hours of interactive workshop followed by three Coaching Sessions

WHO SHOULD ATTEND?

All Employees who works in an organization with high demands i.e NGOs, Hospitals, Banks

Expected number of delegates: 12-20 employees

WHO IS OUR EXPERT?

Dr. Mohammad Bushnaq
Dr. Bushnaq received his Bachelor in medicine from Istanbul University, Turkey in 1995. He pursued residency training in internal medicine in Jordan in 2004, and then he received his Fellowship training in palliative medicine in San Diego Institute of Palliative Care.
He is the chairman of Jordan palliative Care Society and active member of Jordan Pain Society, and he is a temporary adviser for EMRO-WHO for palliative care.
Based on his specialty, he is interested in capacity building and training for issues related to quality of life, including wellness, burnout, self-care, and conflict.

 How much should I pay my employees……

Written by Nisreen Qaqish

                                                                                                             It is a real hard question to answer, however I do believe that in the lack of a clear benchmark for each job and industry in Jordan, companies need to develop a salary administration policy that is fair to both employees and company. And will lead to attract and retain the employees within the company, therefore when developing this policy I would recommend taking a closer look at the following:

  1-Company Vision and Strategy:

      What is your company vision and strategy, how do you want to achieve it, what is the manpower caliber that will be needed and what is the manpower budget (Salaries, benefits i.e. insurance, social security) that you will need to implement your business plan

        2- Salary Structure Philosophy

What is the salary structure philosophy that is aligned with the overall strategy?

Are you looking to have a base pay and it will be tied to the variable pay i.e. bonus, incentives…     If you are a startup company you might think to have base salary and to focus on variable pay in order to make more business, however if you are a big corporate and looking for more loyal employees then you might think of having profit share, bonuses, or stock share that is linked with performanc

 3-The talent needed and the uniqueness of the job

What type of talent do you need, what is their experience, and qualifications and how much do you need to offer them

   4-The Market  

      How much your direct and indirect competitors are paying to the same type of the caliber you want to hire, where do you want to place yourself in comparison to your competitors 

      

       5-Salary Ranges

      Upon the completion of the above try to develop the salary ranges for job families and level that is based on what was mentioned above

Finally review your policy at least once per year and do updates when needed as you do not want your policy to be outdated and if you have not started yet please do not hesitate to contact us and we will be more than glade to help you.

Are you losing your employees? Do you want to know why?

Are you losing your employees? Do you want to know why?

Written by: Nisreen Qaqish / General Manager AZARHRS

During the last two years working as a consultant I have met several CEO’s for Small and Medium Enterprises and whenever I meet some I hear the same complains “We have high turnover”, “Employees are not loyal as they used to be”,   “People do not want to work at SME, they use us to gain experience and then to work with corporates” and much 

more…..

Are the statements above true or not I am not sure, but I think if we are aware of Maslow and Herzberg theory then we will know why people are leaving us?

As per the pyramid above what leads to dissatisfaction and then would force people to leave is the following:

1-      Salary

Do you believe that your employees can pay their bills and essential expenses i.e. food? If they cannot then they will leave soon once they have a 10 JD increase

2-      Job Security

Do your employees feel that they would lose their job or their job is secured? If your employees feel that there is no job security then definitely they will leave you

3-      Relationship with direct Manager

Are your direct managers competent, they know how to communicate with their team, they are respectful and resourceful?  Or they are bossy and control freak? If your managers do not know how to communicate, manage and motivate their employees then they will leave? Remember “People leave managers not companies”.

4-      Relationship with Peers

Have you created a teamwork culture? Do your employees know how to handle conflict resolution?  If there is no harmony between your employees then you will lose them?

5-      Work Conditions

Have you created a safe environment? Do you care about the wellness of your employees or you have created a tough working condition were your employees are over stressed and burnt-out? Unsafe environment, stressed and burnout environment are not really tempting to work with

6-      Company Policy

Do you have clear set of policies? Are your policies flexible and easy to understand or very strict and fixed?

7-      Growth and Career Advancement

Do you have career ladders? Do you offer learning opportunities? Do you have potential to grow? Do you have succession planning? Your top employees need to grow otherwise they will leave you

8-      Recognition

Do you reward your top achievers; do you recognize their work in public? As people like to be appreciated and rewarded not for what they are but for what they do? Even though people they do not ask for recognition but believe they need it more than money

9-      Work itself

Have you created meaningful jobs? Have you hired the right person for the right positions or you are hiring over-qualified employees where they feel demotivated? Bad recruitment decision might lead to meaningless job and then would create an urgency to leave

10-  Achievement

Do your employees feel that they are contributing to the success of the company? Can your employees share their ideas, and do you listen to those ideas and make used of them?